Tip nr. 3: Betrek altijd de uitvoerder.

Tip nr. 3: Betrek altijd de uitvoerder.

Een plan is altijd praktisch
De in te vullen criteria van een EMVI-plan zijn soms praktisch en soms procesmatig. De overeenkomst is dat het plan na winst altijd door iemand uitgevoerd moet worden. Er zit dus altijd een praktische component in een EMVI-plan.

Niet projectspecifiek
Regelmatig zie ik EMVI-plannen, waarvan ik weet dat er geen praktisch iemand naar gekeken heeft. Ik bedoel hiermee een uitvoerder, werkvoorbereider of projectleider. Het stuk is dan algemeen geschreven en dus niet projectspecifiek. Hierdoor mis je onderscheidend vermogen en – belangrijker – je weet de beoordelaar niet te overtuigen.

Wie zijn beoordelaars?
Het is belangrijk een kick-off te houden en je daarin af te vragen wat voor beoordelaars jouw plan gaan beoordelen. Zijn dit allemaal managers? Meestal niet: opdrachtgevers kiezen vaak voor een mix van praktische en procesmatige mensen. Zorg er daarom voor dat je met je plan beide typen mensen aanspreekt. Als je plan vol staat van managementtermen en op hoofdlijnen blijft, dan zal je van de praktische mensen geen hoog cijfer krijgen.

Waarbij betrek je de uitvoerder?
Tijdens de kick-off analyseer je ook wat een opdrachtgever belangrijk vindt. Dit is voornamelijk een taak voor leidinggevenden. Voor het draagvlak tijdens de uitvoering is het echter belangrijk dat een uitvoerder aansluit. Na de analyse kun je het dan hebben over maatregelen, zodat je gelijk de eerste praktijkoplossingen hebt.

Betrek uitvoerders niet te veel: binnen aan de slag zijn, is meestal niet hun grootste hobby. Vind hierin de juiste balans, zodat je voldoende draagvlak hebt tijdens de uitvoering en goede praktische ideeën krijgt voor je tender. Mijn advies is om de uitvoerder in ieder geval te betrekken bij de kick-off, de risicosessie en de faseringsessie.

Informatie verzamelen
Praktische mensen zijn vaak geen kei in schrijven, maar ze weten wel erg veel. Interview deze personen en laat een goede planschrijver verwoorden wat zij weten. Check wel altijd bij de bron of hun input goed is verwerkt. Daarbij is het vaak nuttig om samen tekeningen, zoals faseringen en stripjes van werkprocessen, te maken.

Valkuil
Val niet in de valkuil dat je het plan als tendermanager of EMVI-specialist helemaal zelf oppakt, zonder input te vragen aan specialisten. Het gaat er immers niet om dat je iets aflevert wat goed is, maar dat je iets aflevert wat het beste is. Houd in je achterhoofd dat er altijd partijen zijn die wel de uitvoerder in het tenderproces betrekken. Hoogstwaarschijnlijk raken zij eerder de gevoelige snaar, dan een partij die dat niet doet.

Zelf geen uitvoerder beschikbaar?
ITC Groep heeft enkele technische mensen in dienst die zelf goed een fasering kunnen opstellen en met praktische oplossingen kunnen komen. Als onze klant geen uitvoerder beschikbaar heeft, dan lossen we het manco op deze manier op.

Voor meer informatie, mail naar info@itc-groep.nl of bel ons op 085 – 021 2994.