Nooit meer met lege handen naar huis

Drie tips van onze EMVI-consultants.

Het klinkt simpel: “Informatie ophalen bij de kennishouders en verwerken in het Plan van Aanpak”. Maar hoe vaak zitten we niet met de handen in het haar, omdat de input bij nader inzien toch niet zo goed was? Blijkbaar is het toch niet zo simpel om met de benodigde informatie uit een sessie te stappen. Wij geven je drie tips.

• Halen & brengen: In een sessie komen de vraag naar- en het aanbod van informatie bij elkaar. Het is aan jou, als ‘haler’ van informatie, om vooraf aan te geven welke informatie je nodig hebt van de ‘brenger(s)’. Verstuur jij de uitnodigingen voor de sessie? Geef daar dan bijvoorbeeld in aan welke zaken de ‘brengers’ dienen voor te bereiden voor een effectieve sessie. Of stuur de agenda een aantal dagen van tevoren door naar de deelnemers, zodat zij weten wat hen te wachten staat. Bereid ten slotte concrete (open) vragen voor. Je kunt niet verwachten dat je goede, authentieke input krijgt als je zelf continu aan het zenden bent.
• Shape de sessie: Bedenk van tevoren hoe je de sessie insteekt. Allereerst, wat wil je bereiken met de sessie? Wil je in een korte tijd veel ideeën verzamelen? Kies dan voor een laagdrempelige sessievorm, waarbij je de dominantie uitschakelt. Gebruik bijvoorbeeld post-it’s of pas wat tijdsdruk toe. Moet je de complexiteit van een project doorgronden? Dan kun je beter kiezen voor een compacte sparsessie, waarbij je met 1, max 2, anderen de diepte in duikt. Is jouw doel om een integraal beeld van de kwestie te krijgen? Creëer dan een groepsgespreksetting, waarin jij de neutrale sessieleider én timekeeper bent. Voor ieder gewenst resultaat is een geschikte sessievorm. Aan jou de keus. Weet je het even niet? De leukste sessievormen vind je gewoon op Google.
• Parkeer: In sessies wordt vaak te lang stilgestaan bij zaken, die er op dat moment niet toe doen. Zaken, waar op dat moment geen uitsluitsel over gegeven kan worden. Of actiepunten, die op een ander moment opgepakt moeten worden. Herken deze zaken, benoem deze zaken en parkeer deze zaken. Zeg bijvoorbeeld: “Interessante discussie. Ik stel voor dat we hier een vervolgafspraak voor inplannen.” of: “Guus, pak jij dit deze week verder op? Dan gaan we nu verder met ons programma.”. Je kunt parkeerzaken ook op post-it’s schrijven en op een centrale plek verzamelen. Hiermee laat je de deelnemers zien dat je hun zaken niet vergeet, terwijl jij de sessie voortzet aan de hand van de hoofdzaken.

Veel succes en, vooral, veel plezier bij jouw sessies. Als je vragen of opmerkingen hebt over dit onderwerp, neem dan contact op met Martijn van Verseveld (06 – 48 76 57 35 of martijn@itc-groep.nl). Wij denken graag mee!