Hoe zorg je ervoor dat jouw EMVI-plan een 10 scoort?

Hoe zorg je ervoor dat jouw EMVI-plan een 10 scoort?

Als je een 10 wilt scoren met je EMVI-plan, dan moet alles perfect zijn. Het begint bij de basis. Hier hebben we eerder ons stappenplan voor ontwikkeld. Enkele belangrijke onderdelen uit deze tips, zijn dat je niet gelijk jezelf moet verkopen (tip 1.), dat je het effect moet benoemen (tip 4) en dat je iedere maatregel meetbaar en tijdsgebonden maakt (tip 5).

Een 10 halen met je plan
Als je verder wilt gaan dan de basis en als je een plan écht wilt winnen, dan is een goede borgingsmethode belangrijk. In deze blog leggen we uit wat borging is, hoe je het kan toepassen en geven we je een praktische borgingstool mee.

Wat is borging?
Een EMVI-plan is een plan vol beloftes. Deze beloftes worden na gunning onderdeel van het contract en daarmee is de inschrijver ze verplicht uit te voeren. In de praktijk gebeurt het echter regelmatig dat inschrijvers onder hun beloftes proberen uit te komen. Een project loopt dan stroef en heeft te maken met tegenvallende resultaten. De meeste opdrachtgevers kennen deze nadelen van EMVI en zijn dan ook op zoek naar zekerheid. Hoe kan de inschrijver de opdrachtgever de zekerheid geven dat de maatregelen ook daadwerkelijk worden uitgevoerd? Methodes om dit te garanderen zijn borgingsmethodes.

Hoe kan je borging toepassen?
Belangrijk bij borgingselementen is dat ze vertrouwen uitstralen. Jouw borgingselementen moeten alle twijfel -of je je beloften wel goed en tijdig nakomt- wegnemen. Wij onderscheiden twee soorten borgingselementen: de personele en de schriftelijke.

Personele borging
Het tenderteam heeft niet voor niks het project gewonnen. Het plan wat zij hebben geschreven valt in de smaak bij de opdrachtgever. Als een ander team dit plan moet uitvoeren, dan gaat het altijd een beetje anders en dat wil een opdrachtgever niet. Een belangrijk borgingselement is daarom er voor zorgen dat belangrijke leden uit het tenderteam ook sleutelposities gaan innemen in het project. Als dit niet of maar gedeeltelijk mogelijk is, zorg dan voor een overgangsperiode, waarbij het tenderteam en het projectteam samen werken. Zo voorkom je dat risico’s die al wel in de tender zijn onderkend, alsnog tijdens het project optreden.

Schriftelijke borging
Je kan ook je opdrachtgever proactief informeren over de voortgang van de invulling van je EMVI-beloften en je belangrijkste managementindicatoren. Je ontzorgt zo je opdrachtgever en laat zien dat je het goed voor elkaar hebt, wat weer vertrouwen uitstraalt en voor hoge cijfers zorgt. Zo kan je bijvoorbeeld wekelijks een voortgangsrapport sturen met hierin een actuele planning en de status van je beheersmaatregelen op je risico’s. Periodiek kan je zelf de status van je EMVI-beloften laten controleren. Dit kan bijvoorbeeld met de EMVI-check.

De EMVI-check
Maximale zekerheid geef je door externe toetsing. Zo kan je in je plan opnemen dat je periodiek je EMVI-beloften laat toetsen door ITC Groep. Wij toetsen dan als onafhankelijke partij welke EMVI-beloften al goed zijn nagekomen en welke nog niet. We sturen een integraal rapport naar onze opdrachtgever, maar ook naar de aanbestedende dienst. Zo weten zij zeker dat onze rapportage betrouwbaar is en geven ze een hoger cijfer in de tenderfase.

Volgende keer ook een 10 scoren? Kijk hier dan voor meer informatie over de EMVI-check.