Hoe schrijf je een goede bewonersbrief?

Met een informatiebrief stakeholders in je projectgebied informeren over de werkzaamheden. Dat is soms makkelijker gezegd dan gedaan. Want hoe schrijf je nu een écht goede informatiebrief voor omwonenden? Daar valt veel over te zeggen. In deze tips geven we vast 5 tips.

Tip 1: Denk na over wat voor bewoners belangrijk is.

Dit is meestal simpelweg een antwoord op de volgende vragen:

• Wanneer zijn er werkzaamheden?
• Welke hinder ga ik hierdoor ervaren?
• Wordt er verder nog iets van mij verwacht?
• Aan wie kan ik een vraag stellen?

Alinea’s vol over de technische achtergrond van een project of hoe het vervangen van een riool nu precies in zijn werk gaat, zijn voor de meeste lezers oninteressant. Besteed hier in een brief dan ook geen (of weinig) aandacht aan. Wil je graag dieper ingaan op een bepaald onderwerp? Verwerk dit in een artikel op je Omgevingsapp of maak een informatiefolder.

Tip 2: Werk met kopjes

Eén grote lap tekst schrikt veel lezers al af om überhaupt te starten met het lezen van de brief. Werk daarom met kopjes. Dit helpt jezelf ook om informatie goed geordend in je brief te verwerken. De vier vragen die onder tip 1 staan, zijn geschikt om letterlijk over te nemen als kopjes in je brief.

Tip 3: Vermijd jargon (en vergis je niet: ook woorden die voor jou na jaren werken in de infra heel normaal zijn, blijven jargon)

Wat een talud is, wat sonderingen zijn of waar de afkortingen hwa en dwa voor staan: voor veel schrijvers van een informatiebrief zijn dit bekende termen. Maar vergis je niet: voor omwonenden die niet in de bouwsector werken, is dit vaak geheimtaal. Vermijd zulke woorden. Een talud kan je ook omschrijven als een helling. Een sondering wordt ‘een boring in de grond’ en het HWA en DWA beschrijf je als het riool voor regenwater en het riool voor vuil water (bijv. uit douche en wc).  

Tip 4: Vermijd ook ander moeilijk taalgebruik

Onderzoeken wijzen uit dat Nederlanders steeds slechter lezen. Een pagina (of meer) vol tekst schrikt veel ontvangers af en als zinnen niet direct begrepen worden, is het grootste deel van doelgroep tijdens het lezen van de inleiding al afgehaakt.  Zorg voor korte zinnen, vermijd passief taalgebruik en gebruik geen woorden die alleen in ‘schrijftaal’ normaal zijn. Een zin als Wij zijn voornemens om de rioleringswerkzaamheden in kwartaal 1 – 2023 uit te voeren. Voorafgaand aan deze werkzaamheden worden nutsvoorzieningen verlegd (december 2022).  Kan je beter aanpassen naar: In de straat ligt een internetkabel vlakbij de plek waar het nieuwe riool komt. Om ruimte te maken voor het nieuwe riool, verlegt aannemer X in december deze kabels naar de stoep. Van januari t/m maart 2023 leggen wij het nieuwe riool aan.

Tip 5: Voeg een afbeelding toe  

Eén beeld zegt meer dan 1000 woorden – het blijft waar. Een kaartje met daarop bijvoorbeeld het werkvak, omleidingsroutes, verzamelplekken voor afvalcontainers en de locatie van het inloopspreekuur zorgen ervoor dat ook zonder het lezen van de brief, de belangrijkste informatie duidelijk is. Daarnaast ziet een brief er een stuk aantrekkelijker uit.

Behoefte om een keer een expert op het gebied van bouwcommunicatie mee te laten kijken naar jouw informatiebrieven? Neem gerust contact op met Alexandra of Joleen.