Hoe maak je het verschil in je EMVI-Plan?

Een tijdje geleden kwam Rijkswaterstaat bij ons langs. Ze wilden graag weten hoe wij een EMVI-plan opstellen. En wij wilden natuurlijk weten wat zij belangrijk vinden in een tender. De conclusie van Rijkswaterstaat was, dat veel plannen er tegenwoordig goed uitzien. Alleen het in de praktijk brengen van deze EMVI-plannen is vaak nog een probleem. Oorzaak is dat de aannemer tijdens de aanbesteding meer heeft beloofd dan hij wil waarmaken of dat deuitvoering niet betrokken is, waardoor er geen draagvlak is. Wij hebben Rijkswaterstaat uitgelegd dat wij dit voorkomen door borgingselementen in onze EMVI-plannen op te nemen.

SMART
Vanuit de ambitie om een EMVI-plan te winnen is de verleiding groot om zaken mooier op te schrijven dan je kan of wil waarmaken. Dit is in het verleden te vaak gebeurd en daardoor hebben beoordelaars momenteel minder vertrouwen in gedane EMVI-beloften. Het gevolg is een lage waardering voor niet gefundeerde maatregelen. De oplossing is om maatregelen op te schrijven die SMART en dus juridisch hard zijn, waardoor je jezelf klem zet. Door streng te zijn voor jezelf, geef je vertrouwen aan de beoordelaar. Een voorbeeld van een niet SMART-omschreven maatregel: wij zetten een omgevingsmanager in. SMART: wij zetten van 1 januari t/m 15 juli voor 24 uur per week een omgevingsmanager in. Als beoordelaar weet je met deze maatregel, wanneer je kan toetsen en wat het resultaat moet zijn. Bij de niet SMART-omschreven maatregel blijft dit tijdens de tender vaag.

Borgen
Het SMART opschrijven van je maatregelen geeft vertrouwen, je geeft echter nog geen zekerheid. Door je SMART-omschreven maatregelen te borgen, geef je zekerheid. Hoe borg je je maatregelen in een EMVI-plan? Drie voorbeelden.

1. Beloof een periodieke rapportage, waarin je aangeeft hoe je scoort op je belangrijkste KPI’s, zoals planning en risicobeheersing. Als je deze rapportage al belooft in de eerste weken van je project, dan heeft een opdrachtgever gelijk een middel om je eventueel te corrigeren. Doordat je jezelf zo kwetsbaar opstelt, geef je zekerheid dat je deze belofte ook daadwerkelijk nakomt.
2. Laat sleutelfunctionarissen uit het tenderteam meelopen in het project en benoem dit in het plan. Als het niet mogelijk is, laat de sleutelfunctionarissen dan een maand in het project meedraaien, zodat de ideeën uit de tender niet verloren gaan en de opdrachtgever de zekerheid heeft dat een nieuwe projectleider het EMVI-plan niet anders dan gepresenteerd gaat uitvoeren.
3. Neem een lijst op van al je EMVI-beloften in je EMVI-plan en beloof dat je ze zelf voor de opdrachtgever periodiek controleert. Je audit zo je eigen organisatie en verstrekt de conclusies 1-op-1 aan de opdrachtgever, waardoor je je opdrachtgever naast het geven van zekerheid ook ontzorgt. ITC Groep treedt regelmatig op als onafhankelijk toetser, zowel voor opdrachtgever als opdrachtnemer.

Samenvattend: geeft naast vertrouwen door SMART-omschreven EMVI-beloften ook zekerheid door je maatregelen in de tender al te borgen. Wij helpen je graag met b.v. een EMVI-check.