Het nut en de noodzaak van onboarding

Wij hebben ons onboardingsprogramma bij ITC Groep vernieuwd. De pilot is afgerond, en met succes! Onze nieuwe collega’s Simon en Roeland zijn nu al niet meer weg te denken uit ons Tenderteam. Tijd om even te reflecteren en vooruit te kijken met onze collega Rosa die naast haar werk als Tender Consultant sinds kort ook de onboarding bij ITC Groep verzorgt.

Wat houdt onboarding precies in en waarom vind jij dit belangrijk?

‘Onboarding is je thuisvoelen’. Lekker zweverig he? Onboarding is een onderdeel van het inwerkproces, maar richt zich op de niet-inhoudelijke aspecten. Het doel is dat nieuwe collega’s weten waar wij als organisatie voor staan, zich welkom voelen en weten hoe de verhoudingen binnen de organisatie liggen. We besteden bijvoorbeeld aandacht aan de posities en rollen van onze collega’s, inclusief bijbehorende communicatielijnen zodat de nieuwe collega weet bij wie hij of zij terecht kan met vragen. Daarnaast nemen we de tijd om informele gedragsregels te bespreken.

Onboarding is belangrijk om verschillende redenen. Zo is het in deze tijd heel lastig om nieuwe collega’s te vinden. Dit betekent dat we nog harder ons best moeten doen om huidige collega’s te behouden. Ook de nieuwste collega’s. Daarnaast werken wij (onder andere vanwege Corona) niet altijd op kantoor. Voor nieuwe collega’s dus niet altijd even makkelijk om laagdrempelig kennis te maken. Hierdoor bestaat de kans dat nieuwe collega’s zich in mindere mate betrokken voelen bij de organisatie en hun collega’s. Zonde, want de kracht van ons bedrijf is juist het laagdrempelige contact met elkaar.

Hoe ziet het onboardingsprogramma bij ITC Groep eruit?

Ik richt mij op dit moment op de onboarding van nieuwe collega’s van onze tenderafdeling. Afgelopen week hebben we de onboarding van Simon afgerond. Simon viel met zijn neus in de boter, want in zijn eerste week was er een borrel georganiseerd én na een maand ging hij mee op ons bedrijfsweekend in Lissabon. Hij heeft zijn collega’s dus wel héél goed leren kennen in een korte tijd. Helaas gaan we niet elke maand op bedrijfsweekend naar Lissabon, dus voor de aankomende nieuwe collega’s zal het onboardingsprogramma deze kennismaking met de organisatie faciliteren. Ons onboardingsprogramma bestaat uit een tweetal cursussen, tweewekelijks contactmomentje en een eindevaluatie. De twee cursussen behandelen respectievelijk de organisatiestructuur en de geschreven en ongeschreven regels van het tenderproces bij onze klanten. Tijdens deze contactmomenten (soms telefonisch, soms via Teams of fysiek op kantoor) hebben nieuwe collega’s de mogelijkheid om alle mogelijke vragen te stellen. Daarnaast probeer ik gedurende deze gesprekjes te toetsen of onze nieuwe collega zich prettig voelt en vraag ik altijd welke aanvullende ondersteuning zij nodig hebben de aankomende dagen. Op basis van de uitkomsten van dit gesprekje plan ik bijvoorbeeld een paar uurtjes extra in om onze nieuwe collega te helpen bij het voorbereiden van een eerste sessie met klanten.

Wat heb je geleerd van de afgelopen maanden?

Heel veel! De belangrijkste (en meest positieve) les is dat de mogelijkheden en middelen eindeloos zijn bij ITC Groep. We krijgen het vertrouwen en de vrijheid om eigen initiatieven uit te werken en te implementeren (zoals bijvoorbeeld het vernieuwen van de onboarding). Als je jouw initiatief goed kan onderbouwen bij je teamleider, mag je voor je het weet aan de slag. Daarnaast heb ik geleerd dat veranderingen tijd kosten. Mijn spanningsboog is beperkt (daarom past de tenderwereld goed bij mij), maar goede ideeën zijn niet binnen 1 dag te implementeren. Niet alles kan in een keer goed gaan, dus bouw vooral tijd in om ideeën te pitchen, advies te vragen bij collega’s en externen én geef niet op wanneer het niet in een keer perfect loopt.