De beste tendermanager is een mensenmanager

Als EMVI-schrijver kom ik bij allerlei bedrijven en ontmoet ik veel tendermanagers. Eén tendermanager in het bijzonder is me bijgebleven. Hij liet de individuen binnen het tenderteam zichzelf overstijgen en zette een buitengewoon goed tenderresultaat neer. Hoe hij dat deed? Hij managede niet zozeer een tender, hij managede vooral de betrokken mensen; door hen te betrekken, te verbinden en te benutten. In dit artikel leg ik uit wat ik daarmee bedoel.

De tender
Eerst een schets van de tender. De tender was groot – we hebben het over een project van honderden miljoenen. De tender liep lang – zo’n vijf maanden. En er waren véél mensen betrokken – interne én externe teams. Dit brengt ons bij de eerste succesfactor van de beste tendermanager:

De beste tendermanager BETREKT mensen
Aan het eindproduct van de tender – het EMVI-plan én de prijs – hebben minimaal twintig externe partijen bijgedragen. Waar onderaannemers vaak “even snel een prijs neerleggen”, leverden zij bij deze tender concrete input in termen van oplossingen en optimalisaties. Ook interne specialisten namen de tijd om zich in het project te verdiepen, meetings bij te wonen en input aan te leveren. Zij deelden gewillig in kennis en ervaring en dat leidde tot méér diepgang in het EMVI-plan, een slimmere uitvoeringswijze en een scherpere prijs. Dit is grotendeels te danken aan wat de beste tendermanager deed:

• Vroeg betrekken: Hij betrok de externe partijen en interne specialisten vroeg; in de eerste weken van de tender. Zij waren erbij toen de gezamenlijke tenderdoelen werden gesteld en de eerste werkafspraken werden gemaakt. Zo werden ze deelgenoot van het project en de doelstellingen.
• Commitment: Hij vroeg de externe partijen vooraf te presenteren wat hun bijdrage aan het project werd. Dit dwong de partijen zich te verdiepen in het project en een haalbaar voorstel te doen. Doordat de partijen hun bijdrage zelf definieerden (in plaats van het bij gunning opgedragen te krijgen) geloofden zij óók in een succesvol project. Dit zorgde voor een sterke commitment, vanaf het begin van de tender.
• Voortgang delen: Hij had een lange mailadressenlijst naar wie hij regelmatig updates stuurde over de voortgang van de tender. Hij informeerde belangstellenden ook persoonlijk over de voortgang. Zo werd hem – na een dialooggesprek met de opdrachtgever – wel twintig keer gevraagd hoe het ging. Hij antwoordde alle keren met evenveel plezier. Door alle ins- en outs met alle belangstellenden te delen vergrootte hij de betrokkenheid.

De beste tendermanager VERBINDT mensen
Een samenwerking met zo veel betrokkenen wordt pas een succes als er onderlinge interactie bestaat. Je kunt nog zulke fantastische experts in je team hebben; als iedereen zijn eigen plan trekt, wordt het niks. Voor een EMVI-schrijver is het bijvoorbeeld waardevol om met technische specialisten om tafel te zitten; daarmee kom je tot een veel hoger detailniveau. En als verschillende disciplines met elkaar praten ontdekken ze knelpunten eerder en lossen ze deze – meestal – ook eerder op. De beste tendermanager verbond mensen op de volgende manieren:

• Kennismaken: Hij liet alle mensen, die ook maar enigszins een raakvlak hadden, kennismaken. Hij was vaak zelf aanwezig bij deze kennismakingen, om toe te lichten wat de partijen voor elkaar konden betekenen. Dit maakte de drempel om met elkaar te overleggen, af te stemmen, te interacteren veel kleiner.
• De tenderhoek: Zo’n beetje alle teamleden werkten samen in ‘de tenderhoek’. Je hoefde elkaar dus niet te bellen of te mailen als je iets wilde weten of doorgeven; dat scheelde veel tijd. Bovendien bouw je toch wel een band op als je maandenlang samen op één locatie werkt. Over ‘verbinden’ gesproken…

De beste tendermanager BENUT mensen
De beste tendermanager liet zijn mensen doen waar zij goed in waren. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar dat is het niet: ik heb tendermanagers meegemaakt, die hun eigen teamleden – zonder het zelf te weten – buiten spel zetten. De beste tendermanager benutte zijn mensen optimaal en dat zorgde voor meer werkplezier en betere kwaliteit. Dat deed hij op de volgende manieren:

• Sturen op deadlines: De beste tendermanager besprak vooraf met de teamleden wat hij van hen verwachtte en wanneer. Vervolgens liet hij iedereen zijn werk doen op de manier die het best bij hem paste. In plaats van zich te bemoeien met de werkwijze van de teamleden – de experts nota bene – hield hij het overzicht en bewaakte hij de deadlines. Hierdoor verliep de tender niet alleen beheerst, de teamleden hadden ook plezier in hun werk. En dat zorgde voor een hogere productiviteit (a happy worker is echt a productive worker).
• Verantwoordelijkheid geven: De beste tendermanager gaf ieder teamlid de verantwoordelijkheid voor zijn specifieke aandeel in de tender. Hij liet de mensen belangrijke zaken grotendeels zelf bepalen en invullen. En tussentijds liet hij hen de voortgang presenteren aan de andere betrokkenen, terwijl hij knikkend toekeek. Dit gaf de mensen het gevoel dat de beste tendermanager vertrouwen in hen had, waardoor zij bereid waren om net dat beetje extra te geven.

Postscript
Mijn intentie met dit schrijven is enkel om mijn positieve ervaringen met de ‘mensenmanager’ te delen. Hoewel dit artikel dus niet belerend bedoeld is, zou het fantastisch zijn als lezers er wat van opsteken. Ik neem het goede voorbeeld van de beste tendermanager in ieder geval mee en ik dank hem bij deze voor de fijne tender.