Aanbesteden of een offerte uitbrengen in België. Zo zit het.

ITC-Groep als partner tijdens utiliteit aanbestedingen

ITC-Groep is sinds de zomer van 2017 ook actief in België. Wij begeleiden onze Zuiderburen met aanbestedingen, waarin kwaliteitscriteria zijn opgenomen.

De Belgische overheid kent sinds mei 2016 het verschil tussen gunnen op laagste prijs en gunnen op het economisch voordeligste bod of economisch meest voordelige offerte. België onderscheidt een viertal vormen van aanbesteden:

1: Bij een open of beperkte aanbesteding: (art. 24, laatste lid Wet Overheidsopdrachten) is prijs het enige gunningscriterium;

2: Open of beperkte procedures: art. 25 Wet Overheidsopdrachten. In een open procedure mogen alle partijen een offerte indienen. In een beperkte procedure mogen alle partijen zich kandidaat stellen. Aan de hand van selectiecriteria (betrouwbaarheid en geschiktheid) wordt een aantal partijen uitgekozen om een offerte uit te brengen. Binnen deze procedures maken de Belgen onderscheid in de:

• Open aanbesteding (zie 1)
• Beperkte aanbesteding (zie 1)
• Open offerteaanvraag
• Beperkte offerteaanvraag

Offerteaanvraag
Bij een offerteaanvraag wordt de opdracht gegund aan de inschrijver met de meest economisch meest voordelige offerte (EMVO). Een aantal criteria bepaalt welke inschrijver dit wordt. Ook hier heeft de overheid de keuze in een beperkte offerteaanvraag (door middel van een selectiefase) of een open offerteaanvraag. Bij een open offerteaanvraag treft men de kwalitatieve selectie als de gunningscriteria. Ook bij een beperkte offerte aanvraag is het mogelijk beiden te treffen. Toch zal in de meeste gevallen de kwalitatieve selectie onderdeel uitmaken van selectiefase. Hoewel de term anders doet vermoeden, is er wel een duidelijk verschil tussen de kwalitatieve selectiecriteria en de gunningscriteria:

1: Kwalitatieve selectie: de selectie beoogt het nagaan of de kandidaten en inschrijvers cumulatief voldoen aan:

• De bepalingen in zake toegang(srecht) tot de opdracht (cf. art. 61 KB Plaatsing, art. 62 KB Plaatsing, art. 63 KB Plaatsing, art. 64 KB Plaatsing, art. 65 KB Plaatsing en art. 66 KB Plaatsing);
• De kwalitatieve selectiecriteria in zake financiële en economische draagkracht en technische of beroepsbekwaamheid (cf. door de overheid vastgesteld in principe op grond van volgende artikels: art. 67 KB Plaatsing, art. 68 KB Plaatsing, art. 69 KB Plaatsing, art. 70 KB Plaatsing, art. 71 KB Plaatsing, art. 72 KB Plaatsing, art. 73 KB Plaatsing, art. 74 KB Plaatsing, art. 75 KB Plaatsing, art. 76 KB Plaatsing, art. 77 KB Plaatsing, art. 78 KB Plaatsing en art. 79 KB Plaatsing).

Hierbij dient opgemerkt te worden dat artikel 68 KB veel lijkt op EMVI-criteria zoals kwaliteitsmanagement, verificatie- en validatie, documentmanagement, projectorganisatie, lessons learned en PDCA-cyclus. Deze onderdelen moeten worden beschreven in de in te dienen offerte, maar worden niet beoordeeld.

2: Gunningscriteria: Mogelijke gunningscriteria die in België worden gebruikt zijn bijvoorbeeld de kwaliteit, de prijs, de technische waarde, de esthetische en functionele kenmerken, de milieukenmerken, de sociale overwegingen, de gebruikskosten, de rentabiliteit, de nazorg en technische bijstand, de leveringsdatum en de leverings- of uitvoeringstermijn, de waarborgen inzake wisselstukken en de bevoorradingszekerheid. De criteria moeten aansluiten bij het doel, de kenmerken en de specifieke aard van de opdracht. De criteria moeten ook objectief, voldoende precies van aard zijn om de offerte te kunnen kiezen die de economisch voordeligste is.

3: Onderhandelingsprocedures met bekendmaking: art. 107 KB Plaatsing. Kort samengevat dienen de deelnemers na de bekendmaking van de opdracht hun kandidaatstellingen in. De aanbestedende overheid evalueert deze op basis van de bekendgemaakte toegangsvereisten en kwalitatieve selectiecriteria. De geselecteerde kandidaten worden vervolgens uitgenodigd om een offerte in te dienen, waarbij er over de voorwaarden van de opdracht met de inschrijvers onderhandeld kan worden. Een selectiebeperking is mogelijk, maar het aantal geselecteerden mag niet kleiner zijn dan drie.

4: Concurrentiedialoog: art. 111, §1 KB Plaatsing, art. 111, §2 KB Plaatsing. Een vorm van gunning die gebruikt wordt bij complexe opdrachten. Dit zijn opdrachten waarbij alle partijen vragen aan de aanbestedende dienst om deel te nemen aan de aanbesteding. Vervolgens voert de aanbestedende dienst een dialoog met deze partijen. Op basis van deze dialoog dragen partijen oplossingen voor. De aanbestede dienst selecteert dan een aantal partijen die op basis van de oplossingen, aangedragen in de dialoogrondes, een uitgebreide offerte mogen uitbrengen. Dit is een langdurige en soms kostbare procedure. Toch kiest de Belgische overheid wel vaak voor een het geven van een vergoeding voor de gemaakte kosten.

Wilt u meer weten over de dienstverlening van ITC-Groep in België en de mogelijkheden om u te ondersteunen bij het indienen van een open of beperkte offerte aanvraag, het ingaan van onderhandelingsprocedures of de concurrentiedialoog? Neem dan contact op met Martijn van Verseveld (06-48765735 & martijn@itc-groep.nl).