Blog:

3 tips om tot de kern van de uitvraag te komen

3 tips om tot de kern van de uitvraag te komen

 

Om goed antwoord te geven op de door opdrachtgever uitgevraagde EMVI-aspecten in de leidraad is het belangrijk om tot de kern van de uitvraag te komen. Welke redenen heeft de opdrachtgever om specifiek deze onderwerpen uit te vragen en wat wil hij nou écht bereiken met zijn uitvraag?

Onderstaande 3 tips die helpen om tot de kern van de uitvraag te komen:

 

 1. Een goede voorbereiding is het halve werk

Tot de kern van de uitvraag kom je natuurlijk het beste samen met je tenderteam. Toch kan jij voorafgaand aan het eerste overleg zelf al een goede eerste slag slaan. Dit doe je door goed voorbereid de eerste sessie in te gaan. Bijvoorbeeld door:

  • Analyseer de uitvraag: Wat vraagt de opdrachtgever? Welke woorden gebruikt hij in zijn uitvraag en de beschrijving van het project? Wat valt je hieraan op? Deze analyse geeft je een eerste beeld van de toon die de opdrachtgever aanslaat.
  • Deskresearch: Google eens op het project. EMVI-projecten hebben vaak al een heel voortraject doorlopen waarin er afstemming met de omgeving is geweest of ontwerpen zijn opgesteld. Zo krijg je een stukje achtergrond mee die een deel van de uitvraag kan verklaren
  • Stel een storyboard op: Vaak doe ik dit parallel aan voorgaande punten zodat ik meteen de opvallende zaken die ik tegenkom op de juiste plek opneem. Door van tevoren een storyboard op te stellen dwing je jezelf om de uitvraag te ontleden. Zo creëer je overzicht over de uitvraag en weet je waar je op moet letten in de sessies.

 

2. Doelgerichte sessies:

Nadat je zelf een goed beeld hebt van de uitvraag is het tijd om het tenderteam uit te dagen en met hun expertise dichter bij de kern te komen. Maar hoe zorg je ervoor dat je in een korte tijd hun expertise goed benut. Dit doe je bijvoorbeeld door:

  • Breng focus aan in de sessie: Organiseer per EMVI-aspect een aparte sessie en specificeer vooraf gezamenlijk het doel dat je met de sessie wilt behalen. Zo creëer je focus op datgene dat belangrijk is en voorkom je dat er niet het maximale uit een sessie wordt gehaald.
  • Betrek de juiste personen: Zorg ervoor dat de juiste mensen aan tafel zitten door dit van tevoren met de tendermanager af te stemmen. Dit zijn bijvoorbeeld mensen die specifieke kennis hebben over een uitgevraagd onderdeel en mensen die de opdrachtgever goed kennen. Zij zijn degene die jou verder kunnen helpen en met onderscheidende informatie kunnen komen.
  • Prikkel de aanwezigen. Dit is de lastigste stap. Want hoe zorg je er nou voor dat je de antwoorden krijgt waar je naar zoekt? Dit doe je door je vragen gericht te stellen aan een specifiek persoon en je vragen te specificeren (hierbij komt die goede voorbereiding dus goed van pas!). Probeer dus algemene vragen zoals “wat is het probleem?” te voorkomen. Dit levert vaak alleen maar standaardantwoorden op waar je weinig mee kan. Koppel de antwoorden aan de uitvraag en zoek de diepgang door steeds door te vragen. Dat is de kern. Neem geen genoegen met een antwoord, maar ga continu op zoek naar de achterliggende oorzaken. Loop je vast? Probeer eens bewust een verkeerde aanname te doen. Dit lokt vaak een reactie uit waardoor je nieuwe invalshoeken creëert waar je het over kunt hebben.

 

3. Onderzoek op locatie

Om te verifiëren dat je de uitvraag goed doorgrond hebt is het belangrijk om deze te toetsen op de locatie. Ga bijvoorbeeld zelf eens op locatie kijken om de problematiek te doorgronden; spreek stakeholders over hun ervaringen uit het voortraject en de zorgen die zij hebben bij het project; en zorg ervoor dat de klant onderzoeken op locatie uitvoert om de zorgen van de opdrachtgever te specificeren (denk aan grondonderzoeken, peilen van watergangen, verkeerstellingen, etc.). Met deze laatste stap weet jij de zorgen van de opdrachtgever ook te onderbouwen in je EMVI-plan en lever je nét dat beetje extra voor een winnende aanbieding. 

 

 

Meer interessante blogs

Aandacht voor dieren in de aanbesteding

Aandacht voor dieren in de aanbesteding

Blog: Aandacht voor dieren in de aanbesteding Op de foto’s is te zien dat wij bij ITC Groep dierenvrienden zijn. Deze aandacht en liefde voor dieren komt ook geregeld terug in onze plannen. Zo is het vaak de uitdaging in onze plannen om de hinder en overlast voor de...

Transparant werken met het OM-portaal

Transparant werken met het OM-portaal

Blog:Transparant werken met het OM-Portaal Sietse is omgevingsmanager voor aannemer Jos Scholman op het project Kort Haarlem in de gemeente Gouda. Om het omgevingsmanagement inzichtelijk te maken voor de opdrachtgever werkt hij met het OM-portaal. Wat is het...

3 bouwstenen om een bouwteamtender te winnen.

3 bouwstenen om een bouwteamtender te winnen.

Blog: Gezellig samen knuffelen, urenlang overleggen, zweverig gedoe. Een bouwteam tender is maar weinig concreet. Je schrijft wat over je visie en vooral dat je alles samen gaat overleggen in het bouwteam. Zeker niet concreet worden! Maar winnen wil je wel! Inmiddels...

Wil jij meer informatie?